Una gestione efficace del tempo a disposizione è un elemento cruciale per ottenere buoni risultati al lavoro, qualsiasi sia il settore professionale: una giornata di lavoro anche molto lunga non equivale necessariamente ad un alto rendimento.
Come fa notare un articolo pubblicato sulla rivista online Inc., c’e un numero limitato di ore al giorno… e ognuna va sfruttata nel miglior modo possibile.
Abbiamo raccolto alcuni consigli per aiutarti ad amministrare al meglio tempo ed energie ed aumentare la produttività. Sappiamo bene che passare dalla teoria alla pratica non è semplice: con uno sforzo costante, motivato e ben diretto, però, i benefici non tarderanno a farsi vedere.
1. Sì a pause prestabilite per migliorare la concentrazione e aumentare la produttività
Fissare momenti di pausa nel corso della giornata lavorativa è fondamentale per mantenere lo stress sotto controllo. Studi dimostrano che lavorare in blocchi di tempo (90 minuti, per esempio, secondo una ricerca della Florida State University) e fare poi una pausa migliora la concentrazione: la produttività in questi casi è maggiore di chi al contrario lavora per lunghi periodi senza mai staccare. Se hai una sedia per computer reclinabile, apooggiati indietro e distendi la schiena per rilassarti anche da seduto.
2. Riduci le interruzioni esterne per quanto possibile – email comprese
Non è solo il tempo che perdiamo per occuparci di qualcos’altro: riprendere il normale ritmo di lavoro o il filo dei pensieri dopo un’interruzione richiede uno sforzo. Nei limiti del possibile, cerca di ridurre le interruzioni: chiudi la porta dell’ufficio e disattiva le notifiche meno importanti del cellulare. Anche le email – rispondere, ma anche solo leggerle – comportano spesso una perdita di tempo considerevole, se pensiamo a quante ne riceviamo ogni giorno. Ove possibile, comunica direttamente a voce coi colleghi: è ancora più rapido di un messaggio e in molti casi aiutano a risolvere una questione in maniera semplice e diretta.
3. Riunioni: fanne di meno e meno lunghe
Riunione col direttore di progetto alle 9, con il capo dipartimento alle 11:30, con i colleghi alle 15:00 per l’ultima relazione da inviare… ma sono davvero tutte necessarie? Il consiglio degli esperti è quello di gestirle in maniera più intelligente: anche se siete seduti su comode sedie sala riunioni, il consiglio è meno riunioni, dunque, tempi più brevi e a seconda dei casi anche meno partecipanti. Sono occasioni per incontrarsi faccia a faccia e affrontare un compito in maniera efficiente, non dovrebbero consumare troppo tempo prezioso.
4. Organizza priorità e incarichi per un lavoro più fluido e produttivo
Stabilisci gli obiettivi principali e le mansioni assegnate a ciascuno, o parlane con il tuo responsabile in modo da definire quali sono i tuoi incarichi, limiti e priorità. In questo modo perderai meno tempo svolgendo un’attività poco rilevante e potrai concentrarti su quello che conta davvero. Per aumentare la produttività è bene applicare questa regola al lavoro quotidiano: all’inizio di ogni giorno è necessario avere ben chiaro cosa fare.
5. La produttività aumenta con lo stabilire scadenze auto-imposte
Lo stress derivato da scadenze pressanti non è una situazione ideale per il lavoro quotidiano, tuttavia fissare dei limiti di tempo per lo svolgimento di un compito ci aiuta a trovare la giusta concentrazione e dedizione. Ti sorprenderà notare come puoi aumentare la produttività semplicemente con un occhio all’orologio.
6. Segui la regola dei 2 minuti per risparmiare tempo
Conosci la regola dei due minuti? La consiglia l’imprenditore Steve Olenski: se individui un’attività che sai di poter completare in due minuti o meno, dedicati subito a quella. Ti porterà via meno tempo che rimandare tutto a più tardi, quando magari avrai lavoro accumulato.
7. Multitasking: non sempre serve ad aumentare la produttività, anzi!
IL multitasking, ovvero la capacità di svolgere più attività contemporaneamente, è il punto forte di molti CV al giorno d’oggi. Essere flessibili, svegli e pronti a tutto senza dubbio è un vantaggio, ma attenzione: portare avanti vari compiti tutti insieme il più delle volte abbassa la qualità del risultato e il rendimento in generale. Se possibile, dedicati a un lavoro alla volta.
8. Procedure ben definite e più snelle
Una misura da adottare da parte di tutta l’azienda è l’adozione di procedure ben definite, con chiari passaggi da una fase all’altra e da un responsabile all’altro. Dalle email di risposta ai clienti, alla stesura dei documenti più importanti, stabilire procedure generali migliora la qualità del lavoro e lo rende più semplice e rapido. Un buon piano qualità, la formazione dei dipendenti e l’utilizzo di applicazioni informatiche aggiornate e pertinenti sono tutti fattori che contribuiscono ad aumentare la produttività.
9. Anche l’arredo vuole la sua parte: i mobili giusti per aumentare la produttività
Da esperti nel settore di arredamento ufficio, non potevamo tralasciare l’importanza che riveste la scelta di mobili ed accessori adeguati. Sarà difficile infatti migliorare il rendimento in ufficio se lavoriamo su una seduta scomoda, con le ben note conseguenze di mal di schiena e problemi posturali.
Una sedia ergonomica progettata per sostenere bene il corpo e adattarsi alle esigenze individuali è un elemento imprescindibile per tutti quei lavoratori costretti a stare seduti per molte ore di seguito. Oltre a questo, sarà necessario dotarsi di una scrivania per computer funzionale e ben ordinata, e di cassettiere, archivi e scaffali adatti sia allo spazio a disposizione, sia al materiale da conservarvi. E naturalmente occorre tenere i mobili puliti e in ordine per assicurarsi di trovare sempre l’occorrente senza perdere tempo a scartabellare fra montagne di raccoglitori, fogli sparsi e cassetti non etichettati. Ti può interessare a questo proposito il nostro post su come arredare l’ufficio in modo efficiente.
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